为进一步规范、完善户口居民身份证业务管理工作，提升科技化水平，适应“大数据”应用需要，今年以来，鄂州市局在省厅治安总队和科信处的正确领导和大力支持下，坚持“以需求为导向，以应用为核心”，大胆探索，勇于创新，全力推进户政业务档案电子化管理试点工作。目前已在全市所有户籍窗口实行户政业务档案电子化管理，累计拍摄采集户政业务档案资料8265份，圆满完成了省厅下达的试点工作任务，实现了工作效率、监管能力、群众满意率“三个提升”，促进了全市户政管理信息化应用的跨越发展。
一、高位统筹推进，科学规划建设。一是强化组织领导。省厅将鄂州市确定为户政业务档案电子化管理试点单位后，副市长、公安局长董煜华高度重视，要求将此项工作作为今年全市公安信息化建设的重点项目来抓。分管副局长、治安支队长多次召开会议专题研究此项工作，协调解决工作中遇到的困难和问题。省厅治安总队总队长杨彪、户政基础支队副支队长严国志先后深入鄂州调研指导试点工作，要求厘清思路，突出重点，稳步推进，为全省推广户政业务档案电子化管理探索和积累工作经验。二是做好顶层设计。在省厅治安总队和科信处的精心指导下，鄂州市局在考察学习了福建、广东等地先进经验的基础上，结合实际制定了《鄂州市户政业务电子档案系统试点建设实施方案》，决定以鄂州市“警综平台”升级改造试点工作为契机，以“警综平台”为基础，依托鄂州市人口信息系统，建设户政业务电子档案子系统，并与省厅电子签章系统对接，实现采集录入、网上签章、工作提醒、调取核查、轨迹追寻、网上监管等功能，为系统建设定准了基调，明确了方向。三是密切沟通协调。为确保试点工作顺利进行，鄂州市局主动向省厅治安总队和科信部门请示汇报，在省厅的大力支持下，实现了省厅电子签章系统与鄂州人口信息系统的顺利对接。同时在省厅治安总队的主持协调下，召集户政业务电子档案系统研发公司、人口信息系统软件公司、鄂州市局相关部门负责人三方进行座谈，研究、协调具体衔接工作，解决系统研发中遇到的各种问题。
二、分步推进实施，全面推广应用。一是科学确定软件需求。按照“必要、可行、简便、安全”的原则，科学合理确定业务类型，将出生申报等14个大类、当年出生等56个小类的户政业务纳入档案电子化管理范围，提出分级审批签章、历史档案采集等近百项业务需求。二是结合实际制定精细化管理规范。结合工作实际，研究制定了《户政业务电子档案精细化管理办法》和《户籍、居民身份证业务档案采集目录》，明确了档案采集内容、时限、质量要求和相关人员工作职责。三是开展软件开发测试。搭建模拟运行环境，在模拟环境中，对人口信息系统进行升级改造，开发户政业务电子档案子系统，测试档案采集、电子签章等软件功能。四是采购设备开展试点。通过市局统一招标采购，为全市所有户籍窗口配置了电子档案专用高拍仪。先期在古楼、官柳、泽林、蒲团等城区和农村派出所开展试点，安排专人驻所蹲点，广泛听取、收集基层意见，对软件功能进一步修改完善。五是逐一上门安装培训。市局治安支队安排专班逐个派出所上门安装、培训。通过面对面的培训、手把手的教学，使基层派出所的工作人员迅速掌握了软件的使用方法，为下一步全面启用户政业务电子档案系统奠定了良好基础。六是全面推广应用。5月23日，市局下发了《关于全面启用户政业务电子档案系统的通知》，在全市启用户政业务电子档案系统，全面实行户政业务档案电子化管理。截止目前，累计拍摄采集各类户政业务档案资料8265份。
三、落实工作责任，健全监管机制。一是明确各级公安机关工作职责。要求各级公安机关按照“谁受理谁负责，谁采集谁负责，谁核准谁负责，谁签章谁负责”的原则，明确专人负责相关业务资料的受理、采集、核准、审批工作。由派出所负责对申请人提供的证件、证明原件进行核准。市局、分局审批时在网上调阅派出所采录的证件材料，不再查验申请人的证件、证明原件。二是实行电子档案与纸质档案“双轨制”管理。实行户政档案电子化管理，是方便办事群众，提高工作效率的创新举措，是实现户政档案规范永久保存、调阅查询便捷的有效途径，是户政档案信息化、业务监管智能化的必由之路。而纸质档案是电子档案的基础和补充，是倒查电子档案材料是否真实有效的重要手段，是现行户政档案管理的基本要求。因此市局要求各派出所除采集电子档案外，仍要按原规定对纸质档案资料定期整理装订归档。系统启用后，所有纸质档案(含市局、分局审批的业务)均在派出所保存、归档、备查，市局、分局不再保存纸质档案。三是落实责任终身追究制。明确电子印章的法律效力，落实受理审批(审核)责任制和责任终身追究制。要求各单位不得安排协警从事按规定应当由民警实施的户口登记、管理、审批等行政行为。对违反户籍管理规定、扫描上传虚假电子材料、违规审批、办理户口及居民身份证的，一经发现，严格按照有关规定，对相关民警、派出所负责人及业务部门负责人依法依纪严肃处理。四是建立常态监管制度。要求市局、分局通过系统监管功能，不定期对派出所的采集的档案材料及户口办理事项进行检查、分析，原则上分局每周不少于1次，市局每月不少于1次。对电子材料存有疑问的，及时调阅纸质材料进行核实。市局每月对各地业务办理情况、档案采录情况以及不按规定采集上传材料、补充采集上传材料、超期采集上传材料等情况进行倒查、通报，并将抽查情况纳入全市治安管理主要工作月度检校考核。
四、拓展信息应用空间，提升户政管理服务效能。市局依托户政业务电子档案系统等信息平台，大胆创新，积极探索推进信息化深度应用，实现了工作效率、监管能力、群众满意率“三个提升”。一是实行全程网上流转审批，提升了工作效率。过去市局、分局审批户口是网上网下相结合，除在网上申报外，还要在网下逐级审核盖章，审批周期较长。现在派出所将申请材料采集上网后，市局、分局在网上调阅审核，通过电子签章在线审批，审批通过后自动生成电子通知单并通过短消息提醒派出所，实现了所有业务全程网上流转审批，审批时间从过去的平均七天缩短到现在的半天，工作效率大幅提升。二是实现网上动态监管，提升了业务监管能力。过去市局、分局主要通过实地检查和问题倒查的方式对日常业务进行监管，工作效率低，监管难度较大。现在系统自动记录档案扫描、补录和受理、呈报、审批以及申办人现场人像信息等所有轨迹，对未上传档案、档案内容不齐全、超期上传档案等异常业务自动提示预警，自定义生成统计表格，有效解决了过去户政业务监管难的问题。三是推行“一站式”服务，提升了群众满意率。过去群众办理户口要跑派出所、分局、市局几个地方，材料不齐全的还要多跑路，群众意见很大。现在市局在全市户籍窗口推行“一站式”服务，群众无需再到市局、分局报送申请材料，仅在派出所窗口即可完成申请材料的呈报审批工作，极大的方便了办事群众。自系统运行以来，通过“一站式”服务审批办理户口1278件，户籍窗口群众评价满意率稳步提升。(文/邵红梅 邵峰 )
